Cinco etapas. A quarta é a que protege você de comprar errado.
Ferramenta sozinha não muda rotina de campo. Isso é dito com frequência e é verdade. O que muda rotina é um processo de adoção com começo, meio e fim. É esse processo que descrevemos aqui, etapa por etapa, sem pular a parte incômoda.
Antes das etapas, uma decisão de desenho que vale explicar: a implantação nunca começa com o time inteiro de uma vez. Ela começa com um piloto: um gestor e até três propagandistas, e só se expande depois que esse grupo pequeno validou a ferramenta em campo de verdade. Farmácia nenhuma deveria comprometer a operação inteira com uma aposta não testada, e nós não pedimos isso.
Preparar: diagnóstico da operação atual
Antes de configurar qualquer coisa, olhamos como a visitação acontece hoje: quantos propagandistas, como a carteira está organizada (ou desorganizada), que ferramentas já existem (planilha, caderno, outro sistema) e o que precisa ser migrado. Esse diagnóstico também é onde aparece, pela primeira vez, o tamanho real da lacuna de cobertura da sua carteira.
Configurar: perfis e segurança multiempresa
Criamos os acessos de cada pessoa (propagandista, gestor, proprietário) com o nível de visibilidade correto para cada papel, e confirmamos o isolamento dos seus dados em relação a qualquer outra farmácia cliente. Prescritores existentes são importados. Não é preciso recadastrar do zero.
Treinar: módulos técnicos e comportamentais
A equipe aprende a operar o sistema (cadastro, registro de visita, roteiro) e também a interpretar o que ele mostra: o que muda quando a Cobertura de Carteira vira o indicador da conversa, em vez do número de visitas realizadas.
Pilotar: grupo restrito, em campo real
Um gestor e até três propagandistas usam o Midora na rotina real de visitas, por um período curto, antes de qualquer decisão de expandir. É aqui que qualquer atrito de fluxo aparece e é ajustado com o menor custo possível de errar.
Expandir: roll-out para o restante da equipe
Só depois que o piloto validou o fluxo em campo é que o restante da equipe entra. Nessa etapa, o grupo piloto normalmente já vira referência interna: quem treina o resto é a Collabe e também quem já usou.
Quanto tempo leva
Depende do tamanho da equipe e de quanto dado precisa ser migrado de outra ferramenta, mas a lógica das cinco etapas não muda: nenhuma farmácia pula direto do diagnóstico para o roll-out completo. Se alguém te vender implantação sem piloto, desconfie: é o piloto que evita comprar um software que a equipe não vai usar.